Schritt 1: Vorbereitung & Einladung
Du investierst viel Zeit in administrative Aufgaben – Adressen
pflegen, Dokumente erstellen, drucken, verschicken. Mit Treffplan
automatisierst du diese Routine-Schritte und kannst dich auf das
Wesentliche konzentrieren: die Vorbereitung der Inhalte.
Ohne Treffplan
Stammdaten für Objekt suchen
Excel-Tabelle öffnen, relevante Eigentümer finden
5 Min
Anträge formulieren
Eigentümeranträge vorbereiten und einarbeiten
Word-Vorlage für Einladung anpassen
Vorlage suchen, Tagesordnung einfügen, formatieren
15 Min
Einladungen ausdrucken
18 Einladungen à 3-5 Seiten
10 Min
Briefumschläge beschriften, falten & kuvertieren
Adressen aufschreiben, Briefe falten, frankieren
30 Min
Zur Post bringen
Hin- und Rückweg, Wartezeit
30 Min
Mit Treffplan
Versammlung anlegen & Eigentümer zuordnen
Automatisch aus Stammdaten übernommen
2 Min
Anträge formulieren
Eigentümeranträge vorbereiten und einarbeiten
Tagesordnung erstellen
Drag & Drop, Vorlagen verwenden
5 Min
Einladungen prüfen & versenden
Kurz durchsehen, per Klick an alle (E-Mail, automatischer Postversand)
2 Min
Ausdrucken, Packen, Post
Entfällt komplett
0 Min
Zeitersparnis Schritt 1: 81 Minuten gespart (90 % weniger Aufwand)
Schritt 2: Durchführung der Versammlung
In der Versammlung zählt jede Minute. Statt Stimmen zu zählen und
manuell zu protokollieren, moderierst du die Diskussion und begleitest
die Eigentümer. Treffplan übernimmt die zeitraubende Dokumentation im
Hintergrund.
Ohne Treffplan
Teilnehmerliste vorbereiten
Liste vorbereiten und ausdrucken
8 Min
Prüfen der Anwesenheit
Formelle, verbindliche Feststellung aller Anwesenheiten
Abstimmungen durchführen
Handzeichen zählen
5 × 5 Min
Stimmen auszählen
Manuell zählen und überprüfen – das kann ewig dauern
5 × 20 Min
Abstimmungen dokumentieren
Aufschreiben und verkünden
5 × 5 Min
Notizen für das Protokoll handschriftlich anfertigen
Beschlüsse, wichtige Diskussionspunkte mitschreiben
20 Min
Mit Treffplan
Anwesenheit digital erfassen
In Treffplan eintragen, inklusive Wohneinheiten
2 Min
Prüfen der Anwesenheit
Formelle, verbindliche Feststellung aller Anwesenheiten
Live-Abstimmungen durchführen
System bedienen, Abstimmungen starten und durchführen (5×)
5 × 5 Min
Stichpunkte für Protokoll notieren
Wichtige Diskussionspunkte kurz festhalten
3 Min
Zeitersparnis Schritt 2: 148 Minuten Minuten gespart (83 % weniger Aufwand)
Schritt 3: Nachbereitung & Protokoll
Nach der Versammlung beginnt normalerweise die mühsame Arbeit: Notizen
entziffern, abtippen, formatieren. Mit Treffplan ist dein Protokoll
bereits fertig – du wirfst nur noch einen kurzen Blick darauf und
versendest es.
Ohne Treffplan
Notizen übertragen & Protokoll tippen
Handschrift entziffern, in Word übertragen
45 Min
Protokoll formatieren
Layout anpassen, PDF erstellen
15 Min
Protokolle ausdrucken & versenden
Ausdrucken, kuvertieren, zur Post bringen
40 Min
Mit Treffplan
Protokoll durchlesen & anpassen
Automatisch generiert, kurz prüfen und kleine Ergänzungen
5 Min
Abtippen & Formatieren
Entfällt – alles automatisch erfasst
0 Min
Versand vorbereiten & auslösen
Automatisch per E-Mail und/oder Post
2 Min
Zeitersparnis Schritt 3: 93 Minuten Minuten gespart (93 % weniger Aufwand)
Gesamtersparnis
Ohne Treffplan
368 Minuten
≈ 6,1 Stunden
Mit Treffplan
46 Minuten
≈ 0,8 Stunden
322 Minuten
gespart pro Versammlung
Das entspricht einer Zeitersparnis von 87 %
Bei 4 Versammlungen pro Jahr sparst Du
21,5 Stunden
Fast 3 komplette Arbeitstage!
