Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Allgemein

Was ist Treffplan?

Treffplan ist eine moderne Software-Lösung für die Organisation und Durchführung von Eigentümerversammlungen nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Wir digitalisieren den gesamten Prozess – von der Einladung über die Durchführung bis zur automatischen Protokollerstellung.

Für wen ist Treffplan geeignet?

Treffplan richtet sich an WEG-Verwalter, die Eigentümerversammlungen effizienter organisieren möchten. Egal ob Du 10 oder 1000 Einheiten verwaltest – Treffplan skaliert mit Deinen Anforderungen.

Was kostet Treffplan?

Unsere Preise richten sich nach der Anzahl der verwalteten Einheiten und dem gewünschten Funktionsumfang. Wir bieten flexible Preismodelle, die zu Deiner Verwaltungsgröße passen. Kontaktiere uns für ein individuelles Angebot. Die erste Demo ist kostenlos und unverbindlich.

Gibt es eine kostenlose Testphase?

Ja! Wir bieten Dir eine kostenlose Demo-Session an, in der wir Dir alle Funktionen zeigen und auf Deine spezifischen Fragen eingehen. Anschließend kannst Du Treffplan in einer Testphase mit Test-Daten ausprobieren, bevor Du Dich entscheidest.

Rechtssicherheit

Ist Treffplan rechtssicher nach WEG?

Ja, absolut. Treffplan wurde in enger Zusammenarbeit mit WEG-Verwaltern entwickelt und erfüllt alle Anforderungen des Wohnungseigentumsgesetzes. Dazu gehören: Einhaltung der Einladungsfristen, korrekte Berechnung der Beschlussfähigkeit, rechtssichere Dokumentation von Abstimmungen, vollständige Protokollierung aller Beschlüsse und Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge.

Was passiert, wenn Eigentümer die digitale Teilnahme ablehnen?

Kein Problem. Treffplan unterstützt hybride Versammlungen: Eigentümer können vor Ort teilnehmen und ihre Stimme per Handzeichen abgeben, während Du die Ergebnisse in Treffplan erfasst. So profitierst Du von der Automatisierung, auch wenn nicht alle digital abstimmen möchten.

Wie werden Vollmachten in Treffplan verwaltet?

Vollmachten können vor der Versammlung digital hinterlegt oder während der Versammlung manuell erfasst werden. Das System berücksichtigt Vollmachten automatisch bei allen Abstimmungen und dokumentiert sie im Protokoll. Du behältst jederzeit den Überblick, wer für wen stimmberechtigt ist.

Bedienung & Technik

Benötigen Eigentümer eine App oder Software-Installation?

Nein. Die Teilnahme erfolgt über jeden modernen Webbrowser. Egal ob am Computer, Tablet oder Smartphone. Eigentümer loggen sich einfach über einen Link ein, den sie per E-Mail oder Post erhalten. Keine Installation, keine Registrierung, kein technischer Aufwand.

Können Eigentümer ohne technisches Verständnis teilnehmen?

Absolut. Die Benutzeroberfläche für Eigentümer ist bewusst einfach gehalten: Nach dem Login sehen sie nur die aktuelle Abstimmung und große, gut sichtbare Buttons für Ja, Nein oder Enthaltung. Selbst Menschen ohne Technik-Erfahrung kommen damit problemlos zurecht.

Was passiert bei Internetproblemen während der Versammlung?

Treffplan funktioniert auch bei schlechter Internetverbindung. Die Software ist so optimiert, dass Abstimmungen auch mit langsamer Verbindung reibungslos ablaufen. Sollte die Verbindung komplett ausfallen, kannst Du jederzeit auf eine klassische Handabstimmung umsteigen und die Ergebnisse später nachtragen.

Gibt es technischen Support während der Versammlung?

Ja! Dein persönlicher Ansprechpartner ist während Deiner Versammlungen per Telefon erreichbar und hilft Dir sofort bei technischen Fragen. Wir lassen Dich nicht allein.

Auf welchen Geräten funktioniert Treffplan?

Treffplan läuft auf allen modernen Geräten: Windows-PCs, Macs, iPads, Android-Tablets, iPhones und Android-Smartphones. Du brauchst nur einen aktuellen Webbrowser wie Chrome, Firefox, Safari oder Edge.

Datenschutz & Sicherheit

Wo werden meine Daten gespeichert?

Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert und unterliegen der DSGVO. Wir nutzen zertifizierte Rechenzentren mit höchsten Sicherheitsstandards.

Wer hat Zugriff auf die Daten?

Nur Du und von Dir autorisierte Personen haben Zugriff auf Deine Verwaltungsdaten. Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht an Dritte weiter.

Wie sicher sind die Abstimmungen?

Jede Abstimmung wird verschlüsselt übertragen und revisionssicher gespeichert. Eigentümer authentifizieren sich über persönliche Login-Daten, sodass sichergestellt ist, dass nur Stimmberechtigte abstimmen können. Alle Vorgänge sind im System protokolliert und nachvollziehbar.

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich Treffplan nicht mehr nutze?

Du kannst jederzeit einen vollständigen Export Deiner Daten anfordern gem. DSGVO. Nach Vertragsende werden alle Daten gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht. Du behältst die volle Kontrolle über Deine Informationen.

Funktionen & Workflow

Kann ich Eigentümerdaten aus meiner bestehenden Verwaltungssoftware importieren?

Ja. Treffplan bietet Import-Funktionen für gängige Formate (Excel, CSV) und kann auch mit vielen Verwaltungssystemen integriert werden. Wir unterstützen Dich bei der Datenübernahme, sodass Du nicht alles manuell eingeben musst.

Können Einladungen per Post versendet werden?

Ja. Treffplan bietet eine direkte Integration mit der Deutschen Post, sodass Du Einladungen automatisch auch per Brief versenden kannst. Du wählst für jeden Eigentümer, ob er per E-Mail oder per Post eingeladen werden soll.

Können Tagesordnungspunkte während der Versammlung hinzugefügt werden?

Ja. Treffplan ermöglicht es Dir, auch während der laufenden Versammlung spontan Tagesordnungspunkte hinzuzufügen oder Abstimmungen anzupassen. Alle Änderungen werden automatisch im Protokoll dokumentiert.

Wie funktioniert die automatische Protokollerstellung?

Während der Versammlung erfasst Treffplan automatisch alle Abstimmungsergebnisse, Anwesenheiten und Beschlüsse. Am Ende generiert das System ein vollständiges, rechtssicheres Protokoll – Du musst nur noch einen kurzen Blick darauf werfen und es versenden. Keine manuelle Nacharbeit mehr.

Kann ich mehrere Versammlungen gleichzeitig verwalten?

Ja. Treffplan ist für Verwalter mit mehreren Objekten ausgelegt. Du kannst beliebig viele Versammlungen parallel planen, durchführen und nachbereiten. Jede Versammlung hat ihren eigenen Bereich mit allen relevanten Informationen.

Onboarding & Support

Wie lange dauert die Einrichtung?

Das hängt von der Größe Deiner Verwaltung ab. Wir begleiten Dich beim Onboarding und helfen Dir beim Import Deiner Daten.

Gibt es Schulungen für mein Team?

Treffplan ist so einfach zu bedienen, dass keine umfangreiche Schulung notwendig ist. Wir bieten jedoch ausführliche Einführungen und stehen Dir bei Fragen jederzeit zur Verfügung.

Wie erreiche ich den Support?

Du erreichst uns per E-Mail oder Telefon. Wir antworten in der Regel innerhalb weniger Stunden. Während Deiner Versammlungen haben wir eine Hotline, die sofort erreichbar ist.

Gibt es regelmäßige Updates?

Ja. Wir entwickeln Treffplan kontinuierlich weiter und veröffentlichen regelmäßig neue Features und Verbesserungen. Alle Updates sind kostenlos und werden automatisch eingespielt. Du siehst auf unserer Updates-Seite transparent, woran wir arbeiten.